Jak uporządkować zamówienia pracowników bez maili i arkuszy Excel?

Kiedy mail i arkusz przestają wystarczać?

Pracownik wysyła prośbę o monitor. Przełożony odpowiada w osobnym wątku, dział zakupów dopisuje pozycję do arkusza, a potwierdzenie dostawy trafia do administracji. Każda osoba zna część historii, ale nikt nie widzi jej w całości. Przy kolejnym pytaniu o status trzeba ponownie połączyć informacje.

Nie chodzi o to, że poczta lub Excel są złymi narzędziami. Problemem jest brak wspólnego miejsca i ustalonych zasad. Typowe sygnały to różne wersje listy zakupów, ponowne zamówienie tego samego produktu, niejasna decyzja akceptującego lub brak potwierdzenia, do którego biura dotarła przesyłka.

Zanim wybierzesz system, prześledź kilka ostatnich zamówień. Zapisz, gdzie potrzebny był dodatkowy telefon, ręczne przepisywanie danych lub poszukiwanie dokumentu. To konkretne wymagania dla nowego procesu, a nie tylko lista oczekiwanych funkcji.

1. Ustal, z jakiej oferty zamawiają pracownicy

Zacznij od produktów, które organizacja rzeczywiście kupuje. Katalog zwykle przygotowuje dostawca. Zawiera pozycje w cenach ustalonych umową ramową i gotowe zestawy. Dzięki temu pracownik wybiera z uzgodnionej oferty, zamiast za każdym razem przesyłać link do innego sklepu.

Określ też zakres dostępny dla poszczególnych zespołów. Inne wyposażenie może być potrzebne pracownikom biura, a inne osobom wykonującym zadania techniczne. W ClickTrade ofertę można powiązać z użytkownikami lub grupami. Szczegóły opisujemy w poradniku o firmowym katalogu zakupowym.

2. Rozdziel zamawianie, decyzję i odbiór

Ustal, kto składa zamówienie, kto podejmuje decyzję o zakupie i kto odbiera dostawę. W małej organizacji jedna osoba może pełnić kilka funkcji. W większej firmie rozdzielenie obowiązków pomaga uniknąć sytuacji, w której każdy zakłada, że sprawą zajmuje się ktoś inny.

Akceptacja nie musi występować w każdym przypadku. ClickTrade pozwala pracować z osobą akceptującą przypisaną do użytkownika lub grupy albo bez akceptacji, zależnie od konfiguracji i uprawnień. Nie należy utożsamiać tego z dowolnym, wielopoziomowym obiegiem budżetowym. Wymagany wariant trzeba potwierdzić przed uruchomieniem.

Opisz również sposób postępowania przy nieobecności osoby odpowiedzialnej. Samo uzgodnienie zastępstwa organizacyjnego nie oznacza, że system automatycznie je obsłuży.

3. Zbierz informacje przy jednym zamówieniu

Minimum potrzebne do dalszej obsługi to produkty i ilości, zamawiający, decyzja zakupowa, lokalizacja dostawy oraz osoba odbierająca. Później dochodzą status realizacji, dane przesyłki i dokumenty. Aktualizacja powinna dotyczyć tego samego zamówienia, nie kolejnej kopii zestawienia.

Przy kilku oddziałach szczególnie ważne jest oddzielenie zespołu składającego zamówienie od miejsca dostawy. Więcej wskazówek znajdziesz w artykule o zakupach do wielu lokalizacji.

4. Przetestuj jeden typ zakupu

Na początek wybierz powtarzalne zamówienie i niewielką grupę użytkowników. Przejdź całą ścieżkę, łącznie z odbiorem i dostępem do dokumentacji. Sprawdź również sytuację, w której dane są niepełne lub produkt wymaga wyjaśnienia z dostawcą.

Przed pilotażem zapisz sposób mierzenia efektów. Możesz ręcznie policzyć liczbę dodatkowych pytań o zamówienie i czas od zgłoszenia do decyzji. Porównuj podobne zakupy i podobne okresy. Są to propozycje oceny procesu, nie deklaracja gotowych wskaźników ClickTrade ani obietnica określonych oszczędności.

Lista kontrolna przed uruchomieniem

• Uzgodniona oferta ma wskazaną osobę odpowiedzialną za aktualność.
• Pracownicy widzą produkty potrzebne ich zespołom.
• Wiadomo, kto akceptuje zakup lub kiedy akceptacja nie jest wymagana.
• Każda dostawa ma właściwy adres i odbiorcę.
• Ustalono miejsce przechowywania dokumentów oraz sposób obsługi wyjątków.
• Pilotaż obejmuje nie tylko złożenie zamówienia, ale również jego zakończenie.

Uporządkowanie procesu nie wymaga zaczynania od wszystkich działów naraz. Ważniejsze jest, aby pierwszy działający wariant dało się powtórzyć bez zgadywania, kto i co powinien zrobić.